Sistema de gestión de becas

El problema

El departamento de becas de la Universidad del Istmo controlaba el ciclo de vida de cada beca, crédito educativo y descuento en hojas de cálculo que se reconstruían cada semestre. Los promedios se consultaban a mano, las faltas llegaban por correo y no quedaba constancia de los avisos enviados a los estudiantes.

Lo que construí

• Un portal de 10 pantallas para beneficiarios, semestres, avisos, reportes y respaldos.
• Un motor de reglas como funciones puras, que evalúa el rendimiento académico, la cobertura y las horas beca según las condiciones de la carta de otorgamiento.
• Una bitácora de solo escritura que registra cada cambio de estado. Es el instrumento de medición de la investigación, así que distingue lo que ocurrió de verdad de lo reconstruido.
• Automatización con n8n: avisos por correo, resúmenes semanales y recordatorios programados.
• Un asistente por WhatsApp donde cada estudiante consulta su beca después de verificar su identidad. Un modelo de lenguaje local reconoce las preguntas que las palabras clave no alcanzan.

Decisiones clave

• El sistema propone, no impone. Las reglas sugieren valores que la coordinación confirma; nunca sobrescriben un dato ya registrado.
• Nada se borra. Una falta registrada por error se descarta con su motivo, y los semestres se cierran y reabren en lugar de eliminarse.
• La constancia va antes del envío. Cada aviso se registra antes de intentar mandarlo, para que una falla nunca deje un envío sin rastro.
• Datos sintéticos. Las pruebas y la base de demostración usan datos generados, nunca información real de estudiantes.

Resultado

Desplegado en un servidor con HTTPS (Caddy y Docker Compose), con más de 330 pruebas automatizadas y cobertura superior al 90 % en los módulos críticos.